Weg met het format!
In elke schrijftraining kom ik ze tegen. Medewerkers die worstelen met het format voor een nota of rapportage. Want waar zet je wat? Hoe voorkom je dubbelingen doordat je dezelfde alinea’s knipt en plakt? En hoe zorg je dat het snel en goed te lezen is?
Tussenkopjes
Mijn eerste advies is: pas de koppen aan. Inleiding. Achtergrond. Aanleiding. Beschrijving. Samenvatting. Daar gaat je hart als lezer niet sneller van kloppen. En is er wel verschil tussen inleiding en aanleiding? Dit is overigens simpel op te lossen. Verander de tussenkopjes in concrete vragen. Een kopje als ‘aanleiding’ of 'inleiding' kun je veranderen in ‘Waarom nu dit advies?’
Kern voorop
Mijn tweede advies is: begin elk tekstblokje met de kernzin. Zonder dat je het format verandert, zorg je ervoor dat de tekst sneller te lezen is.
Structuur
Mijn derde advies is: verander de opbouw van het format. Meestal zie ik formats die uitgaan van het oude principe: achtergrond, beschrijving, conclusies. Waarom niet eerst beginnen met de kernboodschap en eindigen met de achtergrond? Dat is precies wat lezers willen weten.
Dus?
Pas het format aan. Ik weet dat dit makkelijker gezegd dan gedaan is. Formats liggen doorgaans in beton gegoten. Ook al zijn ze onduidelijk, ook al roepen ze irritaties op, ook al kosten ze medewerkers veel tijd om in te vullen: nee, een format veranderen, dat gaat gewoon niet. Of wel? Volg een training en ik laat je zien hoe je dat doet.
